もう何も言わせない!仕事の効率の良い覚え方を新人さんに伝授!

以前、福祉関連の施設の一般事務で

働いたことがあります。

 

とにかくしなければならないことが

多すぎる部署でした。

 

かなりテンパっていましたね〜

 

一般事務以外にも窓口対応がありました。

 

お客さんは様々な要望を持ち、

それを満たしてくれるサービスを探しにきます。

 

サービスの種類が多すぎて

新人の私はいっぱいいっぱいでした(>ω<)

 

新人研修では社会人はメモを取るのが基本だぞ〜と

繰り返し言われました。

 

確かにメモを取るのは大切だと思います。

 

メモを取るのが良いとは分かっていても

取り方が全く分かりません。

 

メモの取り方を研修で

教えてくれなかったからです(・ัω・ั)

 

とりあえずメモを取り

家に帰ってもなんだこりゃ状態で

結局ゴミ箱行きでした…

 

そんな時に仕事が出来る先輩が

1冊の分厚いファイルを渡してくれました。

 

その先輩が新人の時に作成したという

マニュアルノートでした。

 

中を見ると仕事の内容別に

大切なことが4色ボールペンを使って

分かりやすくまとめられていました。

 

先輩にあなたもマニュアルノートを

作った方が良いよって勧められました。

 

もちろんメモの取り方やまとめ方についても

教えてもらいました。

 

その後私は自分だけのマニュアルノートを作成し

そのノートを先輩に無事に戻すことができました(^^)

 

マニュアルノートは一生の宝物ですからね!

 

会議や普段の仕事の中でのメモの取り方や

その後のまとめ方についてご紹介します。

 

 

仕事中は常にメモのご用意を!上手なまとめ方とは?

メモを取るのは効率よく仕事をする上で

とても大切です。

 

でも仕事中にメモに没頭しすぎるのはNGです。

 

周囲が見えなくなってしまうからです。

 

仕事中や会議中は

とりあえず後から読んで分かるくらいに

簡単にメモを取りましょう。

 

そのままにしておくと

後から何を書いたのか忘れてしまうので

後から改めてまとめます。

 

それでは簡易メモの取り方をご紹介します。

 

使うのは4色ボールペンです。

 

色分けすることで見た時に分かりやすいです。

 

一般的に4色ボールペンは黒・赤・青・緑です。

色ごとに意味を決めておきます。

 

私は次のように決めました(^^)

 

赤は重要事項。

 

青は自分の仕事に関係すること。

 

緑は他人の仕事や参考程度の内容。

 

それ以外は黒のボールペンを使います。

 

色分けしておくことで

後からまとめる時に分かりやすいです。

 

簡単にメモしたものは後から簡単な文章にします。

 

そこでいくつかのポイントを意識しながら

メモを取るようにしましょう。

意識する程度で大丈夫です。

 

いつ・誰が・何を・どうした

 

文章を作る上で大切な要素です。

 

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仕事の効率の良い覚え方は?自分だけのマニュアルノート作成が◎!

せっかく取ったメモも時間が経つと

よく分からなくなってしまいます。

 

なるべく早い段階で簡単に文章化する

ようにしましょう

 

4色ボールペンでメモを取るので

文章にするのは簡単です。

 

簡単で良いので文章化することで

誰が読んでも分かる

マニュアルノートが完成します。

 

なぜ文章にするのかと言うと

単語だと後から読み返しても

何のことか分からないからです。

 

やり方は2つあります。

 

①1冊のノートの左側を簡易メモ、

右側をまとめに使う方法

 

簡易メモ用とまとめ用を

1冊づつ用意する方法 

 

先輩のようにルーズリーフを選ぶのも

良いアイディアだと思います。

 

後からノートを付け加えたい時や

順番を整理する時に便利だからです。

 

あなたが一生懸命作成したマニュアルノートは

あなたの一生の宝物になります。

 

引き継ぎをする時や

自分が先輩になって後輩に教える時にも

教えやすいです。

 

マニュアルノートのコピーを渡せば

後輩の理解も深まるはずです。

 

 

さいごに

いかがでしたか?

 

仕事を効率よく行うための

メモの取り方とまとめ方について

ご紹介しました(^^)

 

4色ボールペンは使えるアイテムですよ〜

 

あなただけのマニュアルノート作り、

ぜひトライしてみてください(^^)

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

 

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