以前、福祉関連の施設の一般事務で
働いたことがあります。
とにかくしなければならないことが
多すぎる部署でした。
かなりテンパっていましたね〜
一般事務以外にも窓口対応がありました。
お客さんは様々な要望を持ち、
それを満たしてくれるサービスを探しにきます。
サービスの種類が多すぎて
新人の私はいっぱいいっぱいでした(>ω<)
新人研修では社会人はメモを取るのが基本だぞ〜と
繰り返し言われました。
確かにメモを取るのは大切だと思います。
メモを取るのが良いとは分かっていても
取り方が全く分かりません。
メモの取り方を研修で
教えてくれなかったからです(･ัω･ั)
とりあえずメモを取り
家に帰ってもなんだこりゃ状態で
結局ゴミ箱行きでした…
そんな時に仕事が出来る先輩が
1冊の分厚いファイルを渡してくれました。
その先輩が新人の時に作成したという
マニュアルノートでした。
中を見ると仕事の内容別に
大切なことが4色ボールペンを使って
分かりやすくまとめられていました。
先輩にあなたもマニュアルノートを
作った方が良いよって勧められました。
もちろんメモの取り方やまとめ方についても
教えてもらいました。
その後私は自分だけのマニュアルノートを作成し
そのノートを先輩に無事に戻すことができました(^^)
マニュアルノートは一生の宝物ですからね！
会議や普段の仕事の中でのメモの取り方や
その後のまとめ方についてご紹介します。
仕事中は常にメモのご用意を！上手なまとめ方とは？
メモを取るのは効率よく仕事をする上で
とても大切です。
でも仕事中にメモに没頭しすぎるのはNGです。
周囲が見えなくなってしまうからです。
仕事中や会議中は
とりあえず後から読んで分かるくらいに
簡単にメモを取りましょう。
そのままにしておくと
後から何を書いたのか忘れてしまうので
後から改めてまとめます。
それでは簡易メモの取り方をご紹介します。
使うのは4色ボールペンです。
色分けすることで見た時に分かりやすいです。
一般的に4色ボールペンは黒・赤・青・緑です。
色ごとに意味を決めておきます。
私は次のように決めました(^^)
赤は重要事項。
青は自分の仕事に関係すること。
緑は他人の仕事や参考程度の内容。
それ以外は黒のボールペンを使います。
色分けしておくことで
後からまとめる時に分かりやすいです。
簡単にメモしたものは後から簡単な文章にします。
そこでいくつかのポイントを意識しながら
メモを取るようにしましょう。
意識する程度で大丈夫です。
いつ・誰が・何を・どうした
文章を作る上で大切な要素です。
仕事の効率の良い覚え方は？自分だけのマニュアルノート作成が◎！
せっかく取ったメモも時間が経つと
よく分からなくなってしまいます。
なるべく早い段階で簡単に文章化する
ようにしましょう。
4色ボールペンでメモを取るので
文章にするのは簡単です。
簡単で良いので文章化することで
誰が読んでも分かる
マニュアルノートが完成します。
なぜ文章にするのかと言うと
単語だと後から読み返しても
何のことか分からないからです。
やり方は2つあります。
①1冊のノートの左側を簡易メモ、
右側をまとめに使う方法
②簡易メモ用とまとめ用を
1冊づつ用意する方法
先輩のようにルーズリーフを選ぶのも
良いアイディアだと思います。
後からノートを付け加えたい時や
順番を整理する時に便利だからです。
あなたが一生懸命作成したマニュアルノートは
あなたの一生の宝物になります。
引き継ぎをする時や
自分が先輩になって後輩に教える時にも
教えやすいです。
マニュアルノートのコピーを渡せば
後輩の理解も深まるはずです。
さいごに
いかがでしたか？
仕事を効率よく行うための
メモの取り方とまとめ方について
ご紹介しました(^^)
4色ボールペンは使えるアイテムですよ〜
あなただけのマニュアルノート作り、
ぜひトライしてみてください(^^)
最後までお読みいただきありがとうございました。
